VEYAאישורי הגעה
אישורי הגעה, עד המספר שאפשר לסגור עליו
כל תשובה נרשמת על המוזמן, וממשיכה משם לבד: לספירה, לסידור ההושבה ולחשבון. ומי שלא ענה מקבל תזכורת, ואם צריך גם טלפון.
ה"כן" של המוזמן הוא רק ההתחלה
בטבלה רגילה, מוזמן שענה מקבל וי וזהו. אבל מהתשובה הזו נגזרות ההחלטות היקרות של האירוע: כמה מנות, כמה שולחנות, וכמה זה יעלה.
כמה באמת מגיעים זה כמה שולחנות. וזה גם כמה כסף.
התשובה לא נשארת בעמודה שלה
אף מספר לא מוקלד פעמיים. כל שלב לוקח את התשובה מהשלב שלפניו.
מוזמן עונה
התשובה נכנסת לשורת המוזמן שלו, כולל כמה אנשים הוא מביא.
הסטטוס מתעדכן
מגיע, לא מגיע, אולי או ממתין לתשובה.
תמונת המצב זזה
כמה אישרו, כמה ממתינים, וכמה אנשים זה בפועל.
והעלות זזה איתה
סעיף שמחושב לפי מספר המגיעים מתעדכן מעצמו.
וסידור ההושבה יודע כמה מקומות צריך
רק מי שמסומן "מגיע" נספר כתופס מקום.
מספר אחד עובר דרך כל השרשרת. לא ארבעה מספרים בארבעה מקומות.
ארבעה סטטוסים, ומי מהם נספר
נשמע טכני, אבל זה מה שקובע אם המספר שתמסרו לאולם נכון.
מי נספר כתופס מקום
בהושבה ובעלות- מגיע
- נספר
- אולי
- לא נספר
- ממתין לתשובה
- לא נספר
- לא מגיע
- לא נספר
"אולי" אינו נספר כמגיע. מוזמן שמתלבט עדיין ברשימת המעקב ועדיין אפשר לחזור אליו, אבל הוא לא מנפח את המספר שאתם מוסרים. אם הוא יאשר, הוא נכנס לספירה מעצמו.
מוזמן שאישר מביא את מספר האנשים שהוא ציין. אם לא ציין, נספרת הכמות שהוזמנה עבורו מלכתחילה, זו שרשומה לו ברשימת המוזמנים.
הכול נבנה אחורה מהיום האחרון לאישורי הגעה
לא "מתישהו חודש לפני", אלא לאחור מהיום שבו האולם צריך מכם מספר סופי: בקשת אישור, שלוש תזכורות ושלושה סבבי מעקב, בלי שישי ושבת.
- עוגן אחד
- היום האחרון לאישורי הגעה הוא תאריך שאתם קובעים, וכל השלבים נפרסים אחורה ממנו.
- רק למי שעדיין לא ענה
- מי שכבר אישר לא מקבל תזכורות. זה מה שמונע מהתהליך להרגיש נודניקי.
- מעקב טלפוני בין השלבים
- הסבב האחרון נופל בדיוק ביום האחרון לאישורי הגעה.
- המסלול מתקדם לבד
- לא צריך לפתוח מסך כדי שהשלב הבא יקרה. אותו שלב לא חוזר פעמיים לאותו מוזמן, ושלב שהזמן שלו עבר לא מתבצע בדיעבד.
את נוסח ההודעות אפשר לערוך מראש. אם היום האחרון לאישורי הגעה זז, הלוח נבנה מחדש מהתאריך החדש, ומה שכבר יצא לא יוצא שוב. בין התזכורות יושבים סבבי המעקב הטלפוני: מה קורה עם מי שלא ענה.
כי מספר המגיעים הוא גם מספר בשקלים
- מוזמנים
- הרשימה המלאה, כולל כמה אנשים בכל שורה.
- מגיעים
- מי שאישר בפועל. זה המספר שממשיך הלאה.
- עלות
- כל סעיף שמחושב לפי מספר המגיעים זז עם הרשימה.
- שורה תחתונה
- ואחרי האירוע: ההוצאות מול מה שהתקבל.
אחרי שיודעים כמה מגיעים, אפשר לראות מה זה אומר מבחינת העלות.
מה שכדאי לדעת
האם "אולי" נספר כמי שמגיע?
לא. רק מוזמן שמסומן "מגיע" נספר כתופס מקום, גם בסידור ההושבה וגם בחישוב העלות. "אולי", "ממתין לתשובה" ו"לא מגיע" נספרים כאפס, כדי שהמספר שתמסרו לאולם לא ינפח את עצמו.
מה קורה למוזמן שאישר ואז ביטל?
הסטטוס מתעדכן והוא מפסיק להיספר. אם הוא כבר שובץ לשולחן הוא נשאר שם, אבל לא נספר כתופס מקום. אם יסמנו אותו "מגיע" שוב, זה חוזר מעצמו.
אפשר לעדכן סטטוס במקום המוזמן?
כן. אפשר לעדכן כל סטטוס ידנית מתוך הרשימה, למשל אחרי שיחה או הודעה שהגיעה בערוץ אחר.
איך יודעים מתי להתחיל?
לוח הזמנים נבנה לאחור מהיום האחרון לאישורי הגעה. זה היום שבו צריך למסור לאולם מספר סופי. אפשר לראות את התאריכים במחשבון לוח הזמנים, בלי להירשם.
בואו נגיע למספר שאפשר לסגור עליו
מתחילים עם רשימת המוזמנים, ומגיעים ליום האחרון לאישורי הגעה עם מספר שאפשר להסביר.
מתחילים לתכנן