VEYAמאזן האירוע

כמה האירוע שלכם באמת עולה?

ההוצאה הגדולה באירוע ישראלי לא נקבעת בטבלה. היא נקבעת לפי כמה אנשים מגיעים. VEYA מחברת בין אישורי ההגעה לסעיפי ההוצאה, עד לשורה התחתונה אחרי האירוע.

מאזן האירוע ב־VEYA: עלות משוערת, כמה שולם עד עכשיו, כמה נשאר לשלם, סך המתנות, ושורה תחתונה של 23,325.60 ₪ חסר כתוצאה צפויה
מאזן האירוע באירוע הדמו. עד שהמתנות נספרות, השורה התחתונה היא תחזית.

מוזמנים ← מגיעים ← הוצאה ← מתנות ← שורה תחתונה

רוב הכלים עוצרים בשלב השני. אחרי שהמוזמן ענה, המספר שלו הופך לעמודה בטבלה ונשאר שם. אצלנו הוא ממשיך: הוא קובע כמה מנות נספרות, כמה שולחנות צריך, וכמה עולה בסוף האירוע.

אישור הגעה אחד משנה מספר בשקלים.

ארבע דרכים לחשב הוצאה, כי לא הכול נמכר אותו דבר

לכל שורת הוצאה בוחרים איך היא מחושבת. מכאן נגזר הכול: הסיכום, העלות לאדם והתשובה לשאלה כמה מוסיף אדם נוסף.

סכום קבוע

צילום, שמלה, DJ. לא זז עם מספר האנשים.

לפי מספר המגיעים

מנה, אלכוהול. כל אישור הגעה מזיז את השורה הזו.

לפי מספר המוזמנים

הזמנה מודפסת, מעטפה, משלוח. נקנים לפי מי שהוזמן.

לפי יחידה או באחוזים

מספרי שולחן, הסעות. וטיפים שנגזרים משאר ההוצאות ומתעדכנים איתן.

מספר המגיעים שמזיז את השורות האלה הוא אותו מספר שמתעדכן באישורי ההגעה — לא עותק שלו. ואם בחוזה עם האולם יש התחייבות למספר מנות, התשלום נקבע גם לפיה: מה משלמים כשמגיעים פחות או יותר.

ואז מגיעה המעטפה הראשונה

ספירת המתנות נפתחת מיום האירוע. כל מעטפה מקבלת מספר רץ, אפשר לשייך אותה למוזמן, או להשאיר אותה לא משויכת ולחזור אליה.

דוח סיום האירוע

מה מוצג
כמה אנשים הגיעו בפועל
מהרשימה
סך ההוצאות
לפי הסעיפים שהזנתם
כמה כבר שולם, וכמה נשאר
כולל מקדמות
סך המתנות שנספרו
מעטפה אחר מעטפה
עלות בפועל לאדם
על כל ההוצאות, לא רק המנה
השורה התחתונה
הכנסות פחות הוצאות

יש גם פילוח שדוח רגיל לא נותן: כמה התקבל ממי שהגיע מול ממי שלא הגיע. זו חלוקה תיאורית לדוח, לא שיפוט של אף אחד.

מסך מאזן האירוע ב-VEYA: עלות משוערת, כמה שולם, כמה נשאר לשלם, סך המתנות והשורה התחתונה, ומתחת מבנה העלות ופילוח המתנות לפי הגעה
מסך המאזן באירוע לדוגמה. איך לקרוא את השורה התחתונה, ולמה הציפייה ממנה כמעט תמיד גבוהה מדי: האם האירוע מכסה את עצמו.

כדי שיהיה ברור

אין ניהול ספקים, אין חוזים ואין חשבוניות. לכל שורה יש שדה חופשי לזכור מול מי סוכם, וזה הכול. אין קטלוג מחירים ואין הערכה של כמה עולה מנה: VEYA מחשבת לפי מה שאתם מזינים, ולא מנחשת מחירי שוק מטעמכם.

מספר מומצא במסך כספי גרוע מהיעדרו.

מה שכדאי לדעת

מה בדיוק VEYA מחשבת בצד הכספי?

את עלות האירוע לפי סעיפי ההוצאה שהזנתם ומספר המגיעים בפועל, את העלות הממוצעת לאדם, את מה שהתקבל במתנות אחרי האירוע, ואת ההפרש ביניהם.

איך העלות מתעדכנת לבד?

סעיף שמוגדר "לפי מספר המגיעים" נגזר מאישורי ההגעה של אותו אירוע. כשעוד מוזמן מאשר, העלות זזה בלי שתזינו שוב כלום.

מה ההבדל בין "לפי מגיעים" ל"לפי מוזמנים"?

מנה באולם משולמת לפי מי שהגיע. הזמנה מודפסת או מעטפה נקנות לפי מי שהוזמן. אלה שתי כמויות שונות, ולכן הן שתי שיטות חישוב נפרדות.

האם VEYA מנהלת ספקים?

לא. לכל שורת הוצאה יש שדה חופשי לזכור מול מי סוכם, אבל אין כאן ניהול חוזים, חשבוניות או תיקי ספקים.

מתי אפשר להתחיל לספור מתנות?

ספירת המתנות נפתחת מיום האירוע ואילך. מעטפה שעדיין לא שויכה למוזמן נשארת מסומנת כ"עדיין לא נספרה", ולא הופכת ל"לא נתן".

מה קורה אם אין לי עדיין את כל המספרים?

כל שורה נפתחת כהערכה, ואתם מסמנים "סוכם" רק כשבאמת סוכם. אפשר גם לסמן תשלום חלקי, כמו מקדמה לאולם.

אפשר להפסיק לנחש את המספר

מתחילים עם רשימת המוזמנים ומגיעים לאירוע עם תמונה ברורה יותר של האנשים, ההושבה והכסף.

מתחילים לתכנן