מקובץ
מעלים את הקובץ, מתאימים את העמודות, ובודקים תצוגה מקדימה לפני שמייבאים.
VEYAרשימת מוזמנים
רשימת מוזמנים אחת, שכולם עובדים עליה
הצד, הקבוצה, כמה אנשים בכל שורה, מי אישר, ומה כתבתם על מי. ומשם הכול ממשיך לאישורי ההגעה, לסידור ההושבה ולחשבון.
אקסל לא נשבר כשהוא גדול. הוא נשבר כשיש ממנו שתי גרסאות.
ברוב האירועים הרשימה חיה בכמה מקומות במקביל: קובץ אחד אצלכם, קובץ אחר אצל ההורים, ותיקונים שנאמרו בטלפון. כל אחד מהם נכון בזמן אחר.
בלי "הגרסה של אמא" ו"הגרסה שלנו".
מוזמן הוא לא רק שם וטלפון
כל שדה כאן משמש בהמשך: באישורי ההגעה, בסידור ההושבה או בחישוב העלות.
השדות של כל מוזמן
מה נשמר- שם וטלפון
- הבסיס לפנייה
- כמה אנשים בכל שורה
- לא כל מוזמן הוא אדם אחד
- צד וקבוצה
- משפיעים על סידור ההושבה ועל הפילוח
- סטטוס אישור הגעה
- מגיע · לא מגיע · אולי · ממתין
- סימון ילדים
- נבדק בהושבה, לא מנוחש
- הערה פנימית
- מידע בלבד
- הערת הושבה
- מזינה את סידור השולחנות
כמה אנשים בכל שורה הוא השדה שהכי קל לפספס: "משפחת כהן" יכולה להיות שורה אחת וחמישה מקומות ישיבה. מי שסופר שורות במקום אנשים מוסר לאולם מספר לא מדויק.
קבוצות שמתאימות לסוג האירוע
הקבוצות אינן תווית בלבד. הן מזינות את הסינון, את הפילוח ואת סידור ההושבה. והן משתנות לפי סוג האירוע, לא נשארות חתונתיות תמיד.
בין הרשימה לבין המספר יש הפרש
זה ההפרש שקובע כמה שולחנות לפתוח וכמה מנות למסור לאולם:
- מוזמנים: כל מי שברשימה, לפי מספר האנשים בכל שורה.
- ממתינים: עדיין לא ענו. לא נספרים.
- אולי: ענו, אבל לא הכריעו. לא נספרים.
- מגיעים: אלה שנספרים בסידור ההושבה ובעלות.
רק "מגיע" תופס מקום. כל השאר נשאר ברשימת המעקב.
ייבוא הרשימה שלכם
אם כבר יש רשימה, אין סיבה להקליד אותה מחדש.
מהדבקה
מדביקים מהוואטסאפ או מהפתקים, גם אם הרשימה לא מסודרת בכלל.
מאנשי הקשר
בוחרים מתוך אנשי הקשר במכשיר, בלי להעתיק מספרים ביד.
בדיקת תקינות
מספרים שנראים שגויים וכפילויות עולים כהתראה, לפני שמתחילים לפנות לאנשים.
בהדבקה אין צורך בטבלה מסודרת: השורות מפוצלות לשדות, מה שלא זוהה נשאר ריק לתיקון, ואתם מסמנים אילו שורות באמת נכנסות. הייבוא מזהה גם את הקבוצות של סוג האירוע שבחרתם: "עובדים" באירוע עסקי, "משפחת האב" בבר מצווה.
ומהרשימה ממשיכים לשולחנות
הקבוצות, הכמויות והערות ההושבה שסידרתם כאן הם בדיוק מה שסידור ההושבה קורא.
מה שכדאי לדעת
איפה מנהלים את הרשימה בפועל?
במסך ניהול המוזמנים: שם מוסיפים, עורכים, מייבאים ומשייכים לקבוצות. בסידור ההושבה אותה רשימה פתוחה לצד המפה, כדי להושיב בלי לקפוץ בין מסכים.
מה ההבדל בין מוזמנים לבין מגיעים?
מוזמנים זו הרשימה. מגיעים זה מי שסימן "מגיע", וזה המספר שנספר בסידור ההושבה ובחישוב העלות. "אולי" ו"ממתין לתשובה" נספרים כאפס.
מה קורה להערה שכותבים על מוזמן?
יש שתי שכבות נפרדות: הערה פנימית שנשארת מידע בלבד, והערת הושבה שמזינה את סידור השולחנות. ההפרדה נועדה כדי שהערה תפעולית לא תתפרש בטעות כאילוץ ישיבה.
הקבוצות זהות בכל סוגי האירועים?
לא. הקבוצות משתנות לפי סוג האירוע: לבר מצווה יש משפחת האב, משפחת האם וכיתה, ולאירוע עסקי יש עובדים, לקוחות, ספקים והנהלה.
יש לכם רשימה? זה כל מה שצריך כדי להתחיל
מעלים את הרשימה הקיימת וממשיכים משם לאישורי ההגעה, לסידור ההושבה ולחישוב האירוע.
מתחילים לתכנן